Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Le télésecrétariat est né dans les années 1980. Le secrétariat médical a été le premier à basculer dans le télétravail.  Des médecins ont proposé à leurs secrétaires d'assurer les appels téléphoniques et les prises de rendez-vous depuis chez elles, après un transfert de ligne. Étant au service de plusieurs médecins, ceux-ci ont rapidement vu la rentabilité d'une telle organisation. Depuis les compétences proposées sont de plus en plus pointues. 

Les nouvelles technologies de l'information et de la communication ont accéléré la vulgarisation du télétravail - dont le télésecrétariat. Plus besoin d'être dans les locaux d'une entreprise pour avoir accès aux informations. Les documents s'échangent essentiellement par e-mail ou courrier postal si besoin.

Ces télésecrétaires sont une grande majorité de femmes bien sûr, mais 5 % d'irréductibles messieurs résistent. Ce chiffre va en s'accroissant. De formation Bac +2, voire plus, elles sont rarement débutantes. Plusieurs années d'expérience en entreprises leur ont appris les ficelles du métier. Le secrétariat étant un vaste domaine, certaines secrétaires sont spécialisées dans le juridique, le médical, les assurances, l'industrie, la communication et le marketing comme notre regroupement de talents... La soif d'indépendance sans doute, mais aussi l'envie de diversifier les tâches et leurs domaines d'intervention les ont conduites à ce choix de devenir prestataire externe. De plus, le marché du télésecrétariat est très porteur et en pleine expansion. Les petites entreprises n'ont pas forcément une charge de travail suffisante qui justifie l'embauche d'une assistante ou secrétaire, même à mi-temps, ou n'en ont pas les moyens financiers. Pour cette même raison, les professions libérales et artisans n'embauchent pas de secrétaire.

Plusieurs solutions s'offrent à ces petites entreprises :

•   se débrouiller seul "avec les moyens du bord",

•   prendre une intérimaire,

•   créer un groupement d'employeurs et "partager" une assistante,

•   ou faire appel à une assistante indépendante.

Concrètement, comment la secrétaire virtuelle travaille-t-elle ? 

Une secrétaire indépendante travaille la plupart du temps chez elle ou possède un bureau. Elle peut se déplacer et intervenir dans l'entreprise si besoin. Les prestations font l'objet d'un devis initial lorsqu'il s'agit d'opérations ponctuelles. Des tâches confiées de façon régulière font souvent l'objet d'une convention signée entre les 2 parties. Le taux horaire varie en moyenne entre 25 et 30 euros en fonction du nombre d’heures. Certaines tâches sont au forfait. Les prestations vont du secrétariat classique (rédaction de courriers, facturation, standard téléphonique, retranscription, publipostage, création de documents Word, Excel, Powerpoint, etc.) à des compétences plus techniques (e-mailing, maîtrise d'outils tels que Publisher, Illustrator, Framemaker, Access, etc.), sans oublier le télémarketing, très demandé.

Même si la proximité est un facteur privilégié, une télésecrétaire peut avoir ses clients partout en France, ou à l'Étranger. Elles ont toutes leur site internet qui détaille leurs prestations.

• L'entreprise n'a pas forcément une charge de travail qui nécessite l'embauche d'une salariée, même à mi-temps. Une télésecrétaire peut intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers.

• Sauf cas spécifique, il n'y a pas d'engagement dans la durée : si une convention a été signée, elle a pour but d'avoir une trace écrite des tâches confiées et du prix des prestations. L'entreprise ou la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le "partenariat".

• Faire appel à une secrétaire indépendante représente un avantage financier certain, en comparaison du coût d'un intérimaire ou de l'embauche d'un salarié. Il n'y a pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer, etc.

• L'entreprise gagne en investissement matériel : bureau, PC, imprimante, poste téléphonique. Voilà moins de frais de fonctionnement.

• Une pointe d'écologie : qui dit travail à domicile, dit moins de déplacements et moins de CO². S'il faut avoir recours à un coursier pour déposer des dossiers urgents, d'autres solutions vertes se développent telles que les entreprises de coursiers à vélo.

• Disponibilité : Sur demande et avec majoration du taux horaire, elles sont souvent prêtes à travailler dans l'urgence, en fin de journée, le week-end.

• La confidentialité et la confiance : Une entreprise hésite à donner accès à des documents confidentiels à des prestataires externes. Le fait de ne pas faire partie de la même société, de ne pas être dans les mêmes locaux que "l'entreprise cliente" peut être perçu comme un frein. Il faut instaurer une relation de confiance. Des contrats de confidentialité peuvent être établis.

• De la même façon, lorsqu'une télésecrétaire travaille de façon régulière avec un client, elle comptabilise ses heures, et l'entreprise cliente peut difficilement contrôler les heures effectives. La confiance là aussi est essentielle.

• Un responsable hiérarchique peut obliger son assistante salariée à laisser tomber provisoirement ses dossiers en cours pour donner priorité à une tâche urgente. Chose plus difficile à exiger d'un prestataire externe qui décide de l'urgence en fonction de ses clients respectifs.

• Les relations avec une télésecrétaire sont un peu plus distantes qu'avec une assistante dans le bureau d'à côté. Certains employeurs préfèrent une relation "classique".

En conclusion, les avantages sont plus nombreux et ont leur importance. La confiance est une valeur qui se gagne, même lorsqu'on recrute un salarié. Le secrétariat indépendant semble avoir de beaux jours devant lui mais mérite encore d'être mieux connu.

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Source : journal du net