Comment l’entreprise peut-elle évaluer ses besoins ?

Voici la réponse de Jean-Louis Pascon, co-rédacteur de la norme AFNOR 42013 et secrétaire général de la FEDISA (Fédération ILM Stockage et Archivage).

"Il existe trois approches complémentaires pour évaluer les besoins d’une entreprise ou d’une administration en matière d’archivage.

La première tient à l’activité de l’entreprise ou de l’administration. Prenons l’exemple du monde agroalimentaire. La traçabilité est le maître mot de cette filière. Cette traçabilité est, pour une large part, affaire de gestion de documents et d’archives. L’archivage est le moyen de suivre les produits et de fournir, à tout instant, toute l’information sur ceux-ci. Un bureau d’étude industriel sera plus concerné par ses calculs, ses plans, ses notes techniques... Un service après-vente sera, quant à lui, plus intéressé par les lettres ou les messages électroniques de ses clients. Bref, l’activité guide le besoin.

La deuxième approche est d’ordre juridique : Quelles durées de conservation et pourquoi ? Quelles conséquences en cas de perte ? Quelles sont les obligations légales ? Le besoin juridique est un besoin fort.

Enfin, bien évidemment, le coût du traitement des documents est un facteur fondamental pour la détermination des besoins : Quelles sont les dépenses en matière de gestion de document, de copie, de stockage, de transmission d’un service à un autre, de mise à disposition à des fournisseurs ou à des clients, etc... ?

Le besoin global d’une entreprise ou d’une administration est, bien évidemment, la combinaison de ces besoins élémentaires."

L'entreprise Inter Lignes Crest peut vous aider à évaluer vos besoins en gestion d'archivage.

Il suffit tout simplement de nous contacter par téléphone au 04.75.25.60.30 ou de prendre RDV si vous êtes dans la Drôme, l'Ardèche ou l'Isère. Nous sommes situés à Crest dans la Drôme à 20km de Valence. Le diagnostic est gratuit.

Nathalie DEBERDT au 04.75.25.60.30.