Droit et archivage numérique

L'archivage « légal » n'existe pas

Commençons par tordre le cou à une idée qui rôde : l'archivage dit « légal » n'existe pas. Il n'y a pas de loi, pas de label, pas de norme qui confère à un produit ou à un service d'archivage l'étiquette « légal ». En cas de conflit sur la valeur probatoire d'un document, c'est le juge qui décidera de sa fiabilité, en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par les textes suivants :

Ø Art 1316-2 Code Civil : « Lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support ».

Ø art 287 NCPC : « Si la dénégation ou le refus de connaissance porte sur un écrit ou une signature électronique, le juge vérifie si les conditions, mises par les articles 1316-1 et 1316-4 du code civil à la validité de l'écrit ou de la signature électronique sont satisfaites »

Quelle est la valeur probatoire d'un document numérique ?

L'écrit numérique est fondamentalement différent de l'écrit papier en ce que l'information est dissociée du support. L'écrit papier est un objet statique et intangible, dans lequel l'information et le support sont intimement liés. L'information signifiante s'induit de l'apparence visuelle du support (date, signature, papier à en tête, contenu). Dans un écrit numérique composé de données structurées, ces éléments sont épars, et le système d'archivage devra les gérer d'une façon telle que l'information signifiante portée par un tel écrit puisse être conservée et reconstituée fidèlement.

L'article 1316-1 du Code Civil définit les conditions à remplir pour qu'un écrit numérique ait une valeur probante : « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

Cet article est fondamental en ce qu'il pose les deux conditions juridiques de l'admission en preuve d'un écrit numérique :

Ø Etre capable de connaître son origine. Cette condition doit être comprise au sens de savoir qui est la ou les personne(s) physique(s) ou morale(s) qui portent les engagements, ou la responsabilité, du document en question.

Ø Etre établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. Cette condition ne fait que traduire un critère qui était assuré de façon naturelle par le support matériel du papier, et qui est tout sauf naturel dans le monde numérique.

La loi ne traite pas des modalités d'archivage, ni ne définit la notion d' « intégrité ». Le Forum des Droits sur l'Internet en donne la définition suivante : lisibilité, stabilité du contenu informationnel, traçabilité des opérations effectuées sur le document.

Au bout du compte : quelles spécifications pour le système d'archivage ?

A ce stade, on l'aura compris : la sécurisation juridique des informations numériques passe par la gestion de leur cycle de vie, et pas par l'utilisation de techniques éparses sans cohérence globale.

Les projets d'archivage électronique sont complexes car ils nécessitent une phase de réflexion préalable transverse à plusieurs dimensions de l'entreprise :

Ø La dimension juridique d'une part : identification des contraintes juridiques liées à l'information considérée (durée de conservation, enjeu probatoire, mise en évidence des contraintes éventuelles de compliance) ;

Ø Et la dimension technique et organisationnelle d'autre part, qui devra apporter des réponses techniques aux spécifications issues de l'analyse juridique préalable, tout en intégrant les préconisations issues des normes d'archivage.

Nous souhaitons insister sur l'importance de la documentation, plus couramment appelée « Politique d'archivage » [Voir sur ce sujet « Dématérialisation et Archivage Electronique », par Jean-Marc Rietsch, Marie-Anne Chabin et Eric Caprioli, Editions Dunod]. La capacité de l'entreprise à produire sa politique d'archivage, en cas de litige sur un document restitué par son système, sera un gage a priori de la qualité du document, avant ou même en dehors de toute expertise.

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