Aujourd’hui l’entreprise d’externalisation de secrétariat et communication écrite Inter Lignes Crest propose à ses clients et futurs clients la possibilité d’archiver numériquement  leurs documents et d’y avoir accès via le net 24h sur 24

Bien sûr tous les documents sont sur la forme PDF/A. Chacun sait que le PDF/A garanti la sécurité et la fiabilité de la diffusion de documents électroniques. Le PDF/A associe les possibilités universelles du PDF avec la garantie et la sûreté qui sont essentielles pour l’archivage sur du long terme.

A retenir : Un fichier PDF/A possède toutes les fonctions obligatoires à sa reproduction visuelle et ne contient aucun élément pouvant altérer celle-ci.

Pour en savoir, vous trouverez un entretien avec Jean-Louis Pascon, le spécialiste de l'archivage et la dématérialisation.

Entretien tiré d’usine nouvelle 

Pour l'archivage électronique à long terme, le format de fichiers PDF/A ou « PDF Archive » a le vent en poupe. Décryptage des enjeux actuels pour l'industrie par Jean-Louis Pascon, consultant spécialisé dans l'archivage et la dématérialisation

Quelles sont les origines du format de fichier PDF/A et ses objectifs ?

La normalisation de PDF/A par l'ISO (International Standard Organisation) remonte à 2005. Le PDF d'Adobe étant devenu un format très répandu, l'objectif était d'arriver à un format de PDF, en fait un sous-ensemble de PDF, facilitant le stockage ou l'archivage à long terme des documents électroniques. L'idée de base : un document PDF/A doit être a priori « inmodifiable » et rester lisible dans le temps par le biais d'un simple Acrobat Reader ou d'un clone « open source » de ce visualisateur (qui peut et pourra toujours être développé sur la base des normes). Le premier format PDF/A - appelé PDF/A-1 - est basé sur la version 1.4 du PDF d'Adobe. Un fichier PDF/A-1 embarque toutes les couleurs et les polices de caractères pour éviter que le rendu ne soit pas le même si celles-ci évoluent par la suite. Il interdit aussi certains types de compression susceptibles d'engendrer des pertes de données ou les liens vers l'extérieur, qui peuvent disparaître et mettre un jour en danger l'intégrité du fichier.

Un autre format PDF/A-2, basé sur PDF 1.7, est actuellement en discussion, toujours pour les documents statiques. Compatible avec PDF/A-1, il devrait autoriser certains types de compressions et permettre d'incorporer les couches [calques PDF ou PDF Layers] et donc de superposer plusieurs plans ou de faire de la 3D.

Pourquoi être parti de PDF ?

Initialement, PDF vient du PostScript, un langage défini par Adobe pour ses propres besoins en interne. La société s'est rapidement aperçue que c'était très intéressant pour échanger des documents. L'idée de génie d'Adobe a été de proposer très tôt un visualisateur gratuit pour le grand public, l'Acrobat Reader. Aujourd'hui, si vous n'avez pas ce lecteur pour lire un PDF, vous pouvez en cinq minutes le télécharger et l'utiliser, contrairement aux documents créés avec d'autres solutions propriétaires.

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