Nombre de nos clients nous demandent à quoi sert l'archivage électronique. Je laisse JL Pascon répondre à cette question.

Jean-Louis Pascon spécialiste de l'archivage numérique : 

"Il existe principalement trois raisons qui conduisent à archiver des documents.
La première est bien évidemment la gestion au quotidien : descriptions des processus de fabrication, inventaires des stocks, notices de maintenance, plans pour la construction d’un bâtiment, bons de commandes, bref tout ce qui constitue la vie courante d’une entreprise ou d’une administration. Archiver un document est le moyen de pouvoir le restituer au bon utilisateur et au bon moment.

La deuxième raison est d’ordre juridique et fiscale : calculs des paiements de TVA, attestations de versement des cotisations sociales, dépôts de brevets, détermination de la date de livraison d’une fourniture ou encore délibération d’un Conseil municipal. Archiver un document, dans ce cas, c’est avant tout se garantir face à des contrôles administratifs ou face à d’éventuels conflits avec un client ou un fournisseur. In fine, c’est pouvoir justifier ses droits.

Enfin, la troisième raison est d’ordre historique. L’archive est un patrimoine. Pour les administrations, il s’agit là d’une évidence. Il y a, dans les documents produits par celles-ci, à la fois le passé de notre village ou de notre pays, mais aussi de notre vie personnelle (les registres d’état civil en sont une illustration).
Pour les entreprises, la notion de patrimoine est apparue plus récemment mais elle est devenue une réalité : connaissance de sa production dans le temps, logos utilisés dans les publicités, préparation de campagnes de marketing, etc... Pour les entreprises, les archives sont à la fois la matérialité de leur histoire tout en étant une source d’inspiration pour l’avenir."

En plus des raisons évoquées par JL Pascon,  je rajouterai une quatrième raison : l'archivage numérique est aussi écologique. C'est devenu aujourd'hui, un point fondamental.

Vous souhaitez archiver vos documents, n'hésitez pas à  contacter Inter Lignes Crest au 04.75.25.60.30. Inter Lignes Crest a suivi une formation sur la gestion de l'archivage et possède un logiciel professionnel.